Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Рассмотрим, как в программе 1С ЗУП 3.1 производится удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника, какие проводки при этом формируются.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Настройки удержания за использованный авансом отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Прежде чем выполнять регистрацию удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1с 8.3 ЗУП, необходимо определиться с тем, какой именно вариант удержания будет выполняться:

  • как сторно начислений (при этом происходит уменьшение облагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам),
  • либо как обычное удержание (база не уменьшается).

Эта настройка выполняется в настройках расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Удержания:

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Ввод удержания за неотработанные дни отпуска в 1С ЗУП 8.3

Регистрация удержания за использованный авансом отпуск при увольнении в 1с ЗУП 8.3 выполняется в документе Увольнение.

При выборе в документе сотрудника и ввода даты увольнения происходит автоматический расчет остатка отпуска  по сотруднику, подсчитанный остаток отражается на вкладке Компенсации отпуска.

Если остаток получается отрицательным, то автоматически указывается вариант Удержать за использованный авансом отпуск.

Например, сотрудник Голованчиков А.А увольняется 20.11.2018. На дату увольнения у сотрудника по данным учета 7 дней отпуска, израсходованных авансом:

  • Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги
  • Эта информация отображается на вкладке Компенсация отпуска:
  • Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Далее расчет зависит от выбранного в настройках варианта учета удержания.

Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «сторно начислений»

Если выбран Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, то расчет этого сторно-начисления происходит на вкладке Начисления и удержания – Начисления по виду начисления, который предназначается для расчета обычного отпуска, но с отрицательной суммой.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Для расчета сторно-начисления «компенсации» отпуска средний заработок повторно не рассчитывается, используется тот же средний заработок, исходя из которого ранее сотруднику были начислены «авансовые» отпускные.

Отпуск Голованчинову А.А.  был предоставлен в октябре, отпускные рассчитаны, исходя из среднего заработка 574,04 руб.:

  1. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги
  2. Именно этот средний заработок и используется для расчета суммы «удержания» за неиспользованный отпуск:
  3. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Сторно-начисление будет учитываться при расчете НДФЛ и взносов, уменьшая облагаемую базу.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налогиУдержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

При увольнении сотрудника ему была начислена оплата по окладу 6 190,48 руб. и произведено сторно начисление за неотработанные дни отпуска в сумме 4 018,28 руб.

База для расчета НДФЛ и взносов составит:

  • 6 190,48 – 4 018,28 = 2 172,20 руб.

НДФЛ:

  • 2 172,20 руб. * 13% = 283 руб. (отражается двумя строками по категориям дохода: 807 руб. с оплаты по окладу и -524 руб. со сторно отпуска.

Страховые взносы:

  • На ОПС: 2 172,20 руб. * 22% = 477,89 руб.
  • ФСС: 2 172,20 руб. * 2,9% = 63 руб.
  • ФОМС: 2 172,20 руб. * 5.1% = 110,78 руб.

Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «удержание»

Если же в настройках выбран вариант Удержание и не уменьшает налоги и взносы, то расчет этого удержания происходит на вкладке Начисления и удержания – Удержания по виду удержания Удержание за неотработанный отпуск. Этот вид удержания создается в программе автоматически, когда в настройках устанавливается соответствующий переключатель.

  • Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги
  • Средний заработок для расчета удержания за использованный авансом отпуск в этом случае рассчитывается в документе Увольнение на дату увольнения сотрудника:
  • Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги
  • Удержания не влияют на облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам, поэтому при таком варианте учета база НДФЛ и взносов уменьшаться не будет.

Проводки в 1С по удержаниям за неотработанные дни отпуска при увольнении

  1. Если для учета удержания за неотработанные дни отпуска используется настройка Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, тогда на стороне программы ЗУП 3.

    1 в документе Отражение зарплаты в бухучете, это сторно-начисление заполняется на вкладке Начисленная зарплата и взносы с минусовой суммой:

  2. Способ отражения для этой суммы «подтягивается» в документ в соответствии с настройками формирования проводок для начислений.

  3. После синхронизации с бухгалтерской программой формируется сторно-проводка по тому счету затрат и аналитике, которые указаны в 1С Бухгалтерии 8.

    3 для соответствующего способа отражения:

  4. В случае использования настройки Удержание и не уменьшает налоги и взносы в документе Отражение зарплаты в бухучете такое удержание будет заполнено на вкладке Удержанная зарплата по виду операции Удержание за отпуск:

После синхронизации с бухгалтерской программой в 1С Бухгалтерии 8.3 будет сформирована проводка Дт 70 Кт 91.01.

  • Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда читайте дополнительный материал по теме:
  • Если Вы еще не подписаны:
  • Активировать демо-доступ бесплатно →
  • или
  • Оформить подписку на Рубрикатор →
  • После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев.

Причем взять он может сразу полный период.

Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно.

Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально.

Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.

К ним относятся:

  • Если на предприятии проводится процедура сокращения;
  • Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
  • Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
  • Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
  • Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
  • Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
  • Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
  • Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Размер удержаний

Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.

Чаще всего возникает ситуация, что сотруднику полагается только одна выплата — и это расчет при увольнении. При этом 20% от него не хватает, чтобы в полной мере погасить весь образовавшийся долг. Тогда сотрудник может выразить добровольное решение, и передать оставшуюся часть по личной инициативе в кассу либо зачислить на расчетный счет.

Внимание! Если же он не хочет добровольно выплачивать оставшуюся сумму, то получить ее можно только при помощи передачи дела в суд. Однако судебные решения по такого рода разбирательствам крайне противоречивы — в двух аналогичных случаях судья может принимать как одну, так и другую сторону дела.

Работник ушел в очередной отпуск. Ему были начислены отпускные в размере 60 000 руб. Через некоторое время в этом же налоговом (расчетном) периоде он увольняется.

Сумма начислений работнику при увольнении равна 70 000 руб. Оплата за неотработанные дни отпуска — 10 000 руб.

Для упрощения примера будем считать, что никаких других доходов работник не имел и никакие вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Сначала определим, можно ли удержать всю сумму за неотработанные дни отпуска из выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Причитающаяся работнику сумма при увольнении за минусом НДФЛ составляет 60 900 руб. (70 000 руб. – 70 000 руб. х 13%). Максимально возможный размер удержания с этой суммы — 12 180 руб. (60 900 руб.

х 20%). В нашем случае удержать нужно 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%). Таким образом, размера выплат работнику хватает для удержания всей суммы. В итоге работник на руки получит 52 200 руб.

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится компанией нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).

При выплате отпускных (в том числе и за неотработанные дни отпуска) работник получил доход в сумме 60 000 руб., и компания на основании п. 4 ст. 226 НК РФ правомерно удержала с него НДФЛ в размере 7800 руб.

(60 000 руб. х 13%).

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

В процессе трудовых отношений возникают ситуации, когда сотруднику оформляется отпуск авансом в счет следующего года. При этом ему начисляются денежные средства за неотработанные дни отпуска.

В дальнейшем они компенсируются отработанными месяцами.

Но если возникает необходимость увольнения, в некоторых случаях начальник вправе удержать данную разницу из итоговой заработной платы во время расчета с работником.

Предоставление очередного отпуска авансом по согласованию с работодателем

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги
Согласно правилам, регламентированным законодательством нашей страны, минимальное рабочее время, которое гражданин обязан отработать для получения права ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск, составляет 6 месяцев.

При некоторых обстоятельствах, по предварительной договоренности с руководителем, гражданин может уйти на отдых до момента достижения указанной отметки накопленного времени. Тогда ему начисляются отпускные в полном размере за 28 дней, и часть их будет считаться долгом работника.

Если гражданин продолжает вести трудовую деятельность в компании, то с вопросом возврата описанной задолженности не возникает проблем. Однако если в течение периода работы, требуемого для погашения данного долга, гражданин пожелает уволиться, то начальство получает право удержать остаток долга из итогового расчета.

В каких случаях не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении может осуществляться руководителем работника без получения от него какого-либо подтверждения или согласия на проведение процедуры. Сделать это можно не всегда.

Положениями статьи ТК РФ № 137 определяются ситуации, когда удержать долг за использованный авансом отпуск не представляется возможным.

К таковым относятся ситуации, когда причиной расторжения трудового соглашения является:

  • отказ от смены должности на основании перевода (между организациями или внутри одной компании) на основании медицинских противопоказаний – факт должен подтверждаться соответствующим заключением лечащего врача;
  • ликвидация или реорганизация компании;
  • прекращение исполнения трудовых обязанностей руководителем предприятия;
  • сокращение численности персонала;
  • необходимость отправления работника на прохождение срочной воинской службы;
  • восстановление на должности бывшего сотрудника (например, выход работницы из декрета, возвращение гражданина после продолжительного больничного и т.д.);
  • признание увольняющегося работника нетрудоспособным или недееспособным;
  • какое-либо непредвиденное чрезвычайное обстоятельство, не позволяющее далее работать предприятию (военные действия, природные катаклизмы, техногенные аварии и катастрофы и т.д.).

Если процедура прекращения рабочих отношений производится на основании, отсутствующем в вышеуказанном списке, и при этом сам гражданин не согласен с необходимостью удержания, руководитель может обратиться в учреждения судебной власти или трудовую инспекции для урегулирования вопроса.

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск осуществляется вместе с основным расчетом гражданина в последний день его работы (дата увольнения согласно приказу).

Сумма удержания определяется путем проведения следующих расчетов:

  1. Вычисление размера среднего дохода за одни выработанные сутки за расчетный период.
  2. Определение количества положенных дней за выработанное время отпуска.
  3. Вычисление размера денежных средств, подлежащих выплате в качестве компенсации за неиспользованные дни отдыха.
  4. Вычет получившейся суммы из выплаченных средств за оформленный авансом отпуск.

В процессе вычислений используются определенные правила округления. В частности, это касается месяцев работы. Если датой увольнения является день позже 15 числа, то месяц считается отработанным целиком, если раньше – то он совсем не учитывается в процессе вычисления.

При вычислении количества положенных дней отдыха за выработанный период итоговое число может получиться не целым. Согласно трудовому законодательству, его следует округлять в пользу сотрудников, т.е. в большую сторону.

Расчет количества неотработанных дней отпуска

Вычисление количества невыработанных суток, использованных авансом для отдыха, вычисляется по следующей формуле:

Фактически использованные дни отдыха — Положенные дни отдыха по отработанному стажу

Дни отдыха:

  1. Число месяцев в периоде делится на 28 дней.
  2. Полученное значение (за год = 2,33) умножается на фактически отработанные месяцы.

Затем получившееся значение вычитается из фактического срока использованного отдыха.

Расчет суммы неотработанных отпускных

Расчет суммы отпускных осуществляется по формуле:

Фактически начисленные деньги за отпуск, использованный наперед — (Полагающиеся дни отдыха * Среднедневной доход за расчетный период)

Итоговая сумма удерживается с суммы расчета при увольнении, в который входит заработная плата, премии, выходные пособия и т.д.

Как оформить удержание документально

Выполняемая процедура в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого может издаваться отдельный приказ или же дополнение к приказу о расторжении трудового соглашения.

Для составления документа на данный момент не предусмотрено какой-либо универсальной формы бланка. В связи с этим организации могут использовать макеты, разработанные самостоятельно. Типовой образец распоряжения об удержании неотработанной части полученной в авансовом порядке отпускной выплаты:

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

Удержание оплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении | ВДГБ

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может удержать оплату за неотработанные дни отпуска.

Однако статья 138 ТК РФ устанавливает ограничения по сумме удержаний: при каждой выплате зарплаты она не может превышать 20 процентов. Третий кассационный суд общей юрисдикции в определении от 28.09.

2020 по делу № 88-12317/2020 подтвердил, что на выплаты при увольнении это ограничение тоже распространяется.

Это означает, что при увольнении можно удержать оплату неотработанного отпуска, но только в размере 20 процентов от всех выплат. Остальную сумму работник может внести добровольно. Если он откажется, шансы взыскать ее через суд минимальны.

В судебной практике встречается мнение, согласно которому ограничение в 20 % при увольнении не применяется, то есть оплату за неотработанный отпуск можно удержать полностью.

Можно ли через суд взыскать с работника отпускные за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом?

Не стоит обращаться в суд с исковым заявлением, если суммы, удержанной с работника при его увольнении, недостаточно для покрытия задолженности по выплаченным авансом отпускным.

Суды отказываются взыскивать с работника выплаченные средства по следующим причинам. Согласно закону одним из оснований для удержания с работника денежных средств при увольнении является увольнение до окончания периода, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

В этом случае с работника можно удержать средства за неотработанные дни отпуска (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Стоит иметь в виду, что данная норма дает работодателю право лишь удержать необходимую сумму с работника при его увольнении, но не может быть основанием для последующего взыскания остатка долга, в том числе в судебном порядке.

Дело в том, что исчерпывающий перечень оснований для взыскания денежных средств с работника закреплен в ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Согласно этой норме излишне выплаченная работнику заработная плата может быть взыскана с него только:

  • при счетной ошибке;
  • при наличии вины работника в невыполнении норм труда или в простое;
  • при выявлении неправомерных действий работника, приведших к выплате ему излишних сумм.

Таким образом, если удержанных при увольнении работника денежных средств недостаточно для погашения задолженности в полном объеме, законные основания для их взыскания в суде отсутствуют. По этой причине рекомендуется либо предложить работнику возместить эту сумму добровольно, либо простить ему долг.

В каком размере можно удержать с увольняемого работника оплату за неотработанные дни отпуска?

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может удержать оплату за неотработанные дни отпуска. По общему правилу размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

Удерживать сумму в счет погашения задолженности по оплате отпуска, предоставленного авансом, в размере не более 20 процентов от причитающихся выплат.

Объяснить это можно тем, что правило, установленное ч. 1 ст. 138 ТК РФ, универсально, т.е. применяется ко всем видам удержаний из выплат работнику. При этом размер удержаний исчисляется из суммы, оставшейся после налогообложения.

Как оформить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в программах 1С?

Есть две методики по решению данного вопроса реализованные в программах линейки 1С, из которых нужно будет выбрать одну и отразить данный выбор в настройках программы.

Предлагаем вам ознакомиться с нашими видео по данной тематике

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: оформление и налоги

Обновлено: 2 января 2021, в 21:33

При увольнении сотрудника происходит не только расчет организации с увольняемым по заработной плате и компенсация за неиспользованный отпуск, но и удержание за неотработанные дни отпуска денежных средств.

Если сотрудник отработал в организации 6 месяцев, то по законодательству ему положено предоставить отпуск. При этом размер отпуска допускается за весь период (за 12 месяцев).

Также часто бывает, что по графику отпусков работнику данный период предоставляется в начале года, то есть авансом. Если сотрудник увольняется, не доработав данный период, то бухгалтерия обязана вычесть из его зарплаты неотработанные дни.

При этом сумма удержания не должна превышать 20% от расчета при увольнении.

Бывает внутри организации сотруднику могли предоставлять дополнительный отпуск. Это еще один случай, когда будет проводиться удержание.

Обязан ли работодатель удерживать средства

Но в случае, если работодатель решает не производить удержание денежных средств, лучше не ограничиваться устной договоренностью, а подписать полноценный документ. Он позволит в будущем избежать разногласий между бывшим работодателем и сотрудником.

В оптимальном варианте в подписанном документе должна быть указана сумма и количество дней, которые «прощаются» бывшему сотруднику. Это можно сделать и в том случае, если сумма расчета недостаточная для погашения задолженности перед работодателем за неотработанные дни отпуска.

Но есть ситуации, когда работодатель по закону не имеет права проводить удержание:

1. Если увольнение происходит по сокращению штата и сотрудник попадает в это сокращение.

2. При полной ликвидации компании.

3. В случае, когда увольнение происходит по причине медицинских показаний. Если врачи рекомендовали перейти сотруднику на более легкий уровень работы, а он отказался или на предприятии нет возможности предложить ему подходящие условия — работник увольняется, а работодатель обязан выплатить полный расчет без всяких удержаний.

4. Если увольняемый сотрудник — директор или главный бухгалтер, а увольнение происходит по причине смены собственника организации.

5. Увольнение при призыве на службу в рядах армии.

6. Работник умер, а расчет производится с его родственниками.

7. Трудовой договор расторгнут по причине катастрофы, стихийного бедствия и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Это ситуации, которые прописаны Трудовым кодексом, и наниматель не имеет права удерживать в этом случае средств за отпуск, отгулянный авансом.

Иначе трудящийся может обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав.

Расчет суммы, которую следует удержать

Для расчета количественных данных по удержанию с конкретного сотрудника, бухгалтерии необходимо отталкиваться от размеров его средней зарплаты трудящегося, который увольняется. Эту сумму следует умножить на то количество дней, которое трудящийся обязан возвратить в связи с ранее предоставленным отпуском.

Заново рассчитывать отпускные у работников бухгалтерии нет необходимости. Достаточно поднять архивные документы по расчету самих отпускных.

Затем количество дней, которые работник отгулял и не отработал, умножают на среднюю зарплату.

Оформление

По законодательству размер суммы удержания должен быть списан только после того, как с зарплаты сняты все предусмотренные законом налоги и сборы.

Документальное оформление — распоряжение, которое пишет руководитель. Для этого нет унифицированной формы. Обычно оно подчиняется простым правилам внутренней нормативной документации.

Обязательная информация в документе:

1. ФИО увольняющегося сотрудника.

2. Количество лишних дней отпуска.

3. Конкретная сумма удержания.

4. Откуда она будет удержана.

Также должна быть строчка, где увольняющийся сотрудник поставит подпись и согласится вернуть требуемые средства. Помимо росписи, там должно быть письменное согласие на данное удержание.

Налоги

  • Учеты по налогам в таком случае требуют особого подхода.
  • Все зависит от ситуации: произошло удержание за неиспользованные дни, или работодатель «прощает» эти суммы своему бывшему сотруднику.
  • Если все высчитанные суммы прощается трудящемуся, то у бухгалтерии нет необходимости делать перерасчет НДФЛ и всех страховых взносов.
  • Если работодатель отказался от удержания суммы, то бухгалтера должны убрать эти суммы из графы расходов, уменьшающие доходы.
  • Если сумма все же удержана, то ее нужно откорректировать в соответствие с НДФЛ, но делать это необходимо непосредственно в день увольнения работника, а не в день совершения расчета.
  • Расчет отчислений в соцфонды в момент возврата работником этих отчислений, уменьшается, и расчет проводится по уменьшенной базе.
  • При заполнении специализированного бланка НДФЛ нужно уменьшить сумму заработка на сумму удержанных средств, а сумму налога — на сумму НДФЛ начисленного при расчете.

Бухгалтерские проводки

Бухгалтерский учет предполагает заполнение всех документов, по которым будет указан доход и расход организации.

При удержании средств с работника за отгулянный и неотработанный отпуск в бухгалтерских документах должны быть следующие значения:

1. Сторнирование суммы, которую выплатили трудящемуся в качестве отпускных. Счет затрат счет, где происходит фиксация отпускных выплат именной этой категории работников.

Для дебета — 20, 23, 25, 26, 44. По кредиту — 70.

2. Сторнирование сумм отпускных, которые списывались с резервного счета.

По дебету — 96, а по Кредиту — 70.

3. Передача в кассу излишних отпускных. По Дебету — 50, по Кредиту — 70.

4. Сторнирование налогов и взносов. По Дебету — 70, 23, 25, 26, 44, а по Кредиту — 70.

Это все закреплено в письме Минфина еще от 2003 года.

Оформление возврата

Для оформления удержания за отгулянный авансом отпуск необходимо в первую очередь составить приказ. Он оформляется в день увольнения работника.

Приказ содержит следующую информацию:

1. Название организации, а также дата составления.

2. Название документа.

3. ФИО увольняемого сотрудника и его должность.

4. Основание для удержания (указание работника, который увольняется и уже использовал отпуск).

5. Количество дней задолженности.

6. Основания для удержания (ст. 137 и 138 ТК РФ).

7. Распорядительная часть, которая обращена к бухгалтеру.

8. Размер удержания.

9. Ответственное лицо за контролем над исполнением приказа.

10. Подпись ознакомленных с приказом лиц — главбуха, увольняемого и подпись директора.

На основании такого распоряжения бухгалтерия производит расчет и удержание денежных средств.

Работник отказывается возвращать деньги

Бывают случаи, когда 20% заработной платы не хватает, чтобы погасить задолженность перед предприятием за дни использованного отпуска. В таком случае работник может сам, в добровольном порядке внести остаток в кассу предприятия.

Но работник может и отказаться выплачивать средства, потраченные авансом за отпуск.

Эта проблема имеет два решения:

1. Подать в суд на бывшего сотрудника.

2. Простить работнику данную задолженность.

Часто происходят случаи, когда работнику разрешается не выплачивать деньги за использованный авансом отпуск. Поэтому в суд работодателю стоит обращаться, только имея, или грамотного юриста, или серьезные основания.

В тоже время есть утверждения специалистов, что при наличии доказательств неправомерных действий бывшего сотрудника с него будет возможность взыскать ущерб по ст. 248 и 391 Трудового Кодекса РФ.

При увольнении сотрудника каждый наниматель обязан произвести расчет с бывшим подчиненным. Выплачиваются зарплата, компенсации за отпуск, а в некоторых случаях и выходное пособие.

Если же работник уже отгулял отпуск и не отработал его, то необходимо удержать денежные средства за неотработанный период. Но это не обязательно, поскольку работодатель имеет право и простить эту сумму. Если удержание производится, оно не должно составлять больше 20% от суммы всего расчета.

ПредыдущаяСледующая

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *